Banyak tempat untuk resepsi perkawinan apakah itu gedung pertemuan, auditorium, hotel dan lain sebagainya. Sayangnya gedung tersebut sudah terisi penuh pada bulan tertentu. Seperti kita ketahui, di Indonesia waktu perkawinan sering ditentukan oleh perhitungan adat. Kebanyakan perhitungan bulan perkawinan dari masing-masing adat jatuh pada bulan yang hampir bersamaan.
Umumnya bulan yang dipenuhi perkawinan jatuh pada bulan Oktober, November dan Desember. Pada bulan Juni dan Juli biasanya juga sudah dipesan untuk resepsi. Bahkan 1 tahun sebelum acara berlangsung. Terutama tanggal istimewa atau tanggal cantik. Misalnya: tanggal 9 bulan 9, tanggal 8 bulan 8 dan seterusnya. Perlu di ingat pada bulan dan tanggal unik yang jatuh pada hari Sabtu dan hari Minggu umumnya sudah dipesan jauh-jauh hari.
Untuk mensiasati hal ini, setidaknya 6 bulan sebelum acara Anda sudah memesan tempat. tetapi untuk gedung-gedung favorit, sebaiknya 1 tahun sebelumnya sudah dipesan. Saya telah melakukan survey di beberapa gedung pertemuan, ternyata hampir semua pengelola gedung memiliki fasilitas dan persyaratan yang hampir sama satu dengan yang lainnya.
Fasilitas Gedung
- Pendingin udara (Air Conditioning) yang ada
- Kapasitas ruang / standing capacity
- Ruang loby
- Rest room / toilet
- Kursi tamu, meja resepsionis / penerima tamu, papan acara
- Daya Listrik
- Sound sistem lengkap termasuk microphone serta operator
- Kapasitas / fasilitas Parkir
- Dekorasi pelaminan
- Karpet ruangan / karpet pengantin
- Keamanan
- Ruang ganti / rias pengantin
- Ruang ganti / rias keluarga
- Ruang ganti / rias panitia
- Ruang makan keluarga pengantin
- Dapur / pantry catering
Rekanan gedung
Hampir semua gedung memiliki rekanan penyedia jasa pesta. Biasanya penyewa diwajibkan memakai jasa rekanan mereka. Penyedia jasa pesta yang menjadi rekanan gedung biasanya :
- Pelaminan dan dekorasi
- Catering
- Fotografi & Video shooting
- Band / hiburan musik / gamelan
- Tata rias pengantin
Sistem pembayaran sewa gedung
- Booking fee dan pelunasan, biasanya 30-50% dari harga sewa dan harus dilunasi 1 bulan sebelum acara dimulai. Jika belum dilunasi penyewa dianggap mengundurkan diri dan uang muka tidak kembali.
- Cara pembayaran, tergantung dari kebijakan gedung, tetapi biasanya mereka meminta cash.
- Pembatalan sewa, dilakukan tertulis :
> 3 bulan Uang muka dikembalikan 75 %
< 3 bulan Uang muka dikembalikan 50 %
< 1 bulan Uang muka tidak dikembalikan
Peraturan sewa gedung
- Perubahan waktu acara, diperbolehkan satu kali dan waktunya tidak bersamaan dengan penyewa lain dan harus disampaikan secara tertulis 3 bulan sebelum acara.
- Izin keramaian, biasanya diurus oleh penyewa sendiri dan harus selesai selambat-lambatnya 2 hari sebelum acara. Penyewa dapat meminta surat pengantar dari gedung yang bersangkutan. Untuk gedung yang khusus untuk pesta perkawinan, mereka biasanya dapat mengurus ijin keramaian.
- Persiapan pemakaian, yang diberikan oleh gedung untuk dekorasi, make up, persiapan catering umumnya 3 jam sebelum acara dengan penerangan terbatas tanpa AC dan satu jam untuk membereskan tempat.
- Waktu tambahan, yang diberikan oleh gedung biasanya 2 jam kalau melebihi dari waktu yang ditentukan akan dikenakan biaya penuh.
- Waktu kegiatan, umumnya siang hari jam 12.00-14.00 dan malam hari jam 19.00-21.00 WIB. Namun kita dapat menggunakan di jam sebelumnya untuk persiapan acara (foto session atau upacara adat)
- Tambahan biaya, bila Anda tidak menggunakan jasa rekanan gedung. Biaya tambahan yang diminta oleh pengelola gedung:
- Catering bukan rekanan
- Pengurusan ijin keramian di kepolisian
- Tambahan sewa kursi tambahan
- Tambahan sewa microphone tambahan
- Beban listrik video/foto bukan rekanan per stop kontak
- Beban listrik hiburan band bukan rekanan
- Pemakaian pelaminan pengantin bukan rekanan
- Pemakaian kesenian bukan rekanan
- Pemakainan jasa dekorasi/taman bukan rekanan
- Tambahan Fasilitas, dipesan 3 hari sebelum acara, tambahan saat acara tidak dilayani.
- Tata tertib penggunaan gedung, biasanya tidak jauh berbeda antar gedung satu dengan yang lain.
Hal yang perlu Anda pertimbangkan
- Keamanan tempat yang kurang baik pada saat berlangsungnya acara perkawinan membuat undangan enggan datang.
- Perparkiran merupakan masalah sepele yang dapat membuat acara perkawinan Anda terhambat.
- Banyak oknum pegawai gedung yang mengadakan pungutan liar untuk biaya service dan alasan lain, ini sering terjadi pada gedung milik instansi pemerintah dan gedung lain yang kurang terawat.
TIPS
- Pilih lokasi gedung yang mudah dicapai, dikenal masyarakat luas. Agar undangan nyaman pergi menuju gedung pesta perkawinan Anda.
- Pilih gedung yang memiliki fasilitas parkir memadai.
- Carilah gedung yang memiliki layout ruangan yang sederhana (tidak berliku atau banyak pilar).
- Usahakan ada catatan atau perjanjian yang diketahui oleh petugas pengelola gedung atas penambahan atau pengurangan fasilitas.
- Urus surat ijin keramaian 1 bulan sebelum hari perkawinan.
- Mintalah rekanan Anda membawa ektension kabel sendiri, karena pihak gedung tidak selalu menyediakan.
- Tulis petunjuk arah untuk tamu termasuk arah menuju toilet di gedung tersebut. Karena tidak semua tamu mengetahui lokasi dan layout gedung.