Semua pasangan pengantin pasti setuju, bahwa hari pernikahan adalah hari yang paling berkesan dalam hidup mereka. Selain menjadi raja sehari, hari perkawinan merupakan langkah awal dalam menapak perjalanan panjang bersama pasangan yang dicintai. Tentunya calon pengantin berusaha sungguh-sungguh untuk mempersiapkan segala sesuatu demi kelancaran acara perkawinannya. Agar semua berjalan lancar maka panitia perkawinan harus dibentuk
Pertama-tama kita membuat panitia awal terlebih dahulu untuk mendesain acara perkawinan yang diinginkan. Panitia awal ini biasanya terdiri dari kerabat dekat atau keluarga dari kedua mempelai.
Panitia awal ini terdiri:
Penasihat : Orang tua pengantin atau orang yang ditunjuk pihak keluarga untuk membantu mengarahkan acara kepada ketua panitia sekaligus bertugas mewakili calon pengantin.
Sekretaris
Bendahara
Sie Konsumsi
Sie Dokumentasi
Sie Perlengkapan
Sie Transportasi
Sie Akad Nikah/Sie Adat
Sie acara/Resepsi
Ketua Panitia
- Berkordinasi dengan setiap seksi untuk kelancaran jalannya upacara.
- Mengarahkan rapat sesuai rencana yang telah disusun.
- Menyampaikan progress kepanitiaan serta mengusulkan alternative apabila mendapatkan kendala kepada penasihat atau seksi terkait.
- Mengingatkan kepada seksi termasuk penasihat apabila dalam proses persiapan masih ada yang perlu dituntaskan.
Sekretaris
- Mencatat hasil keputusan rapat dan mengupdate pada rapat selanjutnya
- Menginformasikan perkembangan persiapan termasuk apabila ada perubahan kepada ketua panitia termasuk kepada penasihat.
- Mencatat segala keperluan & kebutuhan setiap sie kepanitiaan untuk disampaikan kepada bendahara agar dapat diselesaikan secepatnya.
- Menjadi pusat informasi kegiatan.
- Berkordinasi dengan pihak keluarga pengantin untuk mengatur distribusi undangan
Bendahara
- Melaporkan kebutuhan keuangan kepada penasihat termasuk transaksi pembayaran yang harus selesaikan keluarga
- Melaporkan kebutuhan keuangan kepada penasihat untuk transaksi pembayaran yang harus diselesaikan seksi kepanitiaan dan/atau melakukan transaksi pembayarannya.
- Mengumpulkan bukti transaksi pembayaran yang dilakukan termasuk dari seksi kepanitiian.
- Menyampaikan laporan atas semua pembayaran yang telah dilakukan termasuk yang akan dibayarkan, kepada ketua panitia dan sekretaris.
Sie Konsumsi
- Melakukan kordinasi dengan keluarga pengantin untuk dapat berkomunikasi dengan catering yang ditunjuk. Baik untuk kegiatan di rumah atau di gedung.
- Membantu mengatur dan mengawasi menu makanan yang sudah dipesan.
- Membantu mengarahkan dan memastikan catering memenuhi semua pesanan yang sudah ditetapkan.
Sie Dokumentasi
- Melakukan kordinasi dengan keluarga pengantin untuk dapat berkomunikasi dengan fotographer atau videographer yang ditunjuk. Baik untuk kegiatan di rumah atau di gedung.
- Membantu menyiapkan sarana teknis yang dibutuhkan vendor dalam menjalankan tugasnya dan berkomunikasi dengan keluarga pengantin.
- Membantu mengatur dan mengarahkan dan memastikan vendor dilaksanakan sesuai dengan kesepakatan yang ada.
- Berkordinasi dengan bendahara untuk kebutuhan dana dalam menyiapkan sarana teknis dan/atau termasuk melakukan pembayaran.
- Membantu mendata, mengarahkan dan mengatur urutan dokumentasi baik dalam upacara akad/adat maupun acara resepsi
Sie Perlengkapan
- Melakukan kordinasi dengan keluarga pengantin untuk dapat berkomunikasi dengan vendor yang ditunjuk. Baik untuk kegiatan di rumah atau di gedung.
- Membantu keluarga pengantin untuk mencari alternative vendor perlengkapan yang dibutuhkan tata acara yang sudah ditetapkan.
- Membantu mengatur, mengarahkan dan memastikan semua perlengkapan yang dipesan keluarga pengantin dilengkapi vendor.
- Berkordinasi dengan bendahara dan sie kepanitiaan yang lain untuk menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan
- Memastikan semua perlengkapan dan kesiapan acara akad/adat dan resepsi sudah siap.
Sie Transportasi
- Melakukan kordinasi dengan keluarga pengantin untuk dapat berkomunikasi dengan vendor transportasi yang ditunjuk.
- Membantu keluarga pengantin untuk mencari alternative vendor transportasi yang dibutuhkan untuk kegiatan di rumah maupun di gedung.
- Membantu mengatur, mengarahkan dan memastikan semua transportasi yang dipesan keluarga pengantin dilengkapi vendor.
- Mendata, mengatur dan mengarahkan penumpang naik ke kendaraan yang disiapkan, dari dan ke tempat tujuan termasuk penetapan waktu perjalanan.
- Berkordinasi dengan para driver terkait penumpang, rute dan waktu perjalanan
- Berkordinasi dengan bendahara untuk kebutuhan dana operasional transportasi dan/atau termasuk melakukan pembayaran operasional
Sie Akad Nikah/Sie Adat
- Melakukan kordinasi dengan keluarga pengantin untuk persiapan tata acara akad/adat.
- Berkordinasi dengan pihak terkait termasuk vendor untuk kelancaran acara akad/adat.
- Membantu mengatur, mengarahkan dan menyiapkan upacara akad/adat dapat berjalan lancer.
- Berkordinasi dengan sie perlengkapan untuk menyiapkan kebutuhan acara akad/adat.
- Berkordinasi dengan bendahara untuk kebutuhan dana pelaksanaan uapcara akad dan/atau termasuk melakukan pembayaran dilokasi
Sie acara/Resepsi
- Melakukan kordinasi dengan keluarga pengantin untuk persiapan acara resepsi termasuk dengan vendor terkait.
- Berkordinasi dengan sie perlengkapan dan memastikan semua pendukung acara sudah siap.
- Mengatur dan mengarahkan among tamu, pengiring pengantin dan penerima tamu sudah siap.
- Mengarahkan MC dan pengisi acara siap menjalankan tugasnya (sebagai pembisik acara)
- Berkordinasi dengan sie dokumentasi terkait sesi foto
Catatan:
Walaupun sudah ada seksi kepanitiaan, pasangan pengantin sebaiknya tetap memberikan informasi kepada panitia atas transaksi atau kegiatan yang telah dilakukan.