Beberapa catering umumnya sudah mengadakan kerjasama dengan gedung pertemuan tertentu. Jika catering yang Anda pilih tidak ada dalam daftar rekanan gedung. Termasuk jika Anda mempunyai makanan favorit yang didatangkan sendiri maka Anda perlu berkompromi dengan pemilik gedung.
Karena catering atau makanan yang didatangkan bukan dari rekanan gedung maka Anda harus mengeluarkan biaya tambahan. Biasanya dikenakan charge kebersihan sesuai kebijakan gedung.
Lain halnya jika Anda memilih di hotel ataupun di restoran untuk resepsi perkawinan. Anda tidak mempunyai pilihan lain kecuali menggunakan produk mereka. Beberapa hal yang perlu Anda ketahui dalam menggunakan jasa catering antara lain :
- Minimal pesanan menu utama, bisanya ditentukan oleh catering itu sendiri umumnya sekitar 400 sampai 500 porsi untuk pesta di gedung. Untuk pesta perkawinan dirumah biasanya 200 porsi. Namun angka ini adalah angka relatif semua tergantung dari jumlah tamu yang diundang. Semakin banyak porsi yang dipesan harga per porsi menjadi lebih murah. Semakin sedikit pesanan harga menjadi lebih mahal.
- Bonus tambahan, berupa Ice Carving, gubuk makan, dekorasi meja makan, dekorasi ruangan atau lainnya diberikan oleh catering jika Anda memesan melebihi dari minimal pesanan. Disinilah Anda harus pandai menawar.
- Aneka gubuk makan, yang ditawar oleh catering biasanya bermacam-macam dari makanan tradisional sampai makanan internasional dengan jumlah antara 150-250 porsi per gubuk dengan variasi harga yang dapat anda pilih.
- Biaya kebersihan, akan diminta oleh catering jika catering tersebut tidak terdaftar dalam rekanan gedung yang Anda pilih. Besarnya biaya yang dikenakan pada penyewa biasanya sekitar 10 % dari menu utama
- Biaya Service tambahan, jika pesanan Anda kurang dari minimal pesanan akan diminta tambahan biaya service antara 10% – 25 % dari jumlah pesanan.
- Susunan menu khusus, dapat diminta oleh pemesan jika susunan menu tidak sesuai, biasanya mempengaruhi harga.
Sistem Pembayaran
- Uang muka, biasanya 50% dari harga sewa dan harus dilunasi 2 minggu sebelum acara dimulai.
- Cara pembayaran, tergantung dari jasa catering yang bersangkutan, biasanya mereka meminta cash.
- Pembatalan, satu minggu sebelum acara dimulai akan ditolak atau Anda harus rela dipotong 20 % dari total biaya catering. Tergantung catering yang digunakan.
Memilih Catering
Ingat! Sepertiga atu 30% dari total biaya pesta perkawinan umumnya tersedot untuk biaya catering. Untuk itu calon pengantin harus jeli dalam memilih catering, karena hampir semua undangan yang hadir akan memberi komentar tentang makanan yang disediakan catering.
Sekali lagi datanglah pada setiap wedding exhibition sebelum pesta perkawinan. Karena dalam wedding exhibition penyedia jasa catering memberikan sample makanan untuk dicicipi.
Hal utama dalam memilih catering :
- Rasa dan cara penyajian
- Pelayanan petugas catering
- Kebersihan
- Harga
Karena selera masing-masing undangan sangat bervariasi maka menu utama dipilih sebaiknya yang standard atau tidak perlu yang beraneka ragam. Namun agar terlihat meriah ada beberapa menu utama/buffet yang dapat dijadikan menu dalam gubuk-gubuk makan.
Cara memesan jumlah menu
Jumlah undangan 400
Perkiraan hadir 800 (membawa pasangan/anggota keluarga)
Metode umum pesan catering :
Jumlah undangan ditambah minimal 100
Jumlah Pesanan: 400+100= 500 porsi
Contoh Paket Menu Utama
- Nasi putih (paket)
- Nasi goreng (paket)
- Bakwan Malang (paket) *** 150 porsi
- Ayam panggang Kecap (paket)
- Asinan Jakarta (paket)
- Paru Balado (paket)
- Meat loaf + sayuran (paket)
- Kerupuk (paket)
- Aneka puding (paket)
- Aneka buah segar (paket)
- Soto Ambengan (paket) *** 150 porsi
- Air putih (paket)
- Es puter (Bonus) *** 2 galon
- Siomay (Bonus)*** 150 porsi
Menu Gubuk (sesuai pesanan)
• Kambing Guling 2 ekor – 1 (satu) gubuk
• Lontong cap gomeh 150 porsi - 1 (satu) gubuk
Bonus Tambahan dari catering :
- Menu buffet + makanan gubuk untuk keluarga pengantin 50 porsi
- Ice Curving initial pengantin
- Warna cover meja sesuai dengan selera.
Catatan:
- Perhitungan porsi yang digunakan oleh catering adalah jumlah piring yang disediakan oleh catering. Jumlah porsi paket dan bonus makanan tergantung dari catering yang bersangkutan.
- Menu yang ada dalam paket utama *** seperti ; bakwan malang, soto ambengan, siomay dan es puter akan lebih meriah jika dijadikan menu istimewa dalam gubuk.
- Catering yang baik, biasanya memberitahu berapa jumlah porsi yang sebaiknya dipesan agar tidak berlebih atau kurang.
- Metode tambah 100 porsi adalah metode alternatif yang umum dilakukan banyak orang.
Hal yang perlu Anda pertimbangkan
- Pada saat waktu makan, umumnya hampir semua petugas catering memprioritaskan pengumpulan piring kotor. Akibatnya mereka tidak lagi memperhatikan makanan yang habis untuk diisi kembali. Disini peran panitia pengawas katering diperlukan.
- Ada beberapa karyawan katering yang nakal, mereka umumnya tidak menurunkan semua makanan karena satu dan lain hal.
- Banyaknya variasi menu pada buffet membuat undangan tidak mengambil semua menu yang ada dalam satu piring.
- Cari informasi mengenai catering yang memiliki cita rasa nikmat dengan harga yang relatif murah.
- Tidak semua catering akan memberikan paket makanan untuk keluarga, tanyakan berapa jumlah porsi yang akan diberikan. Apakah paket menu untuk keluarga diambil dari paket menu untuk tamu.
- Tanyakan apakah catering yang Anda pilih dapat dikomplain, bila masakannya basi atau jumlah yang ada tidak sesuai atau telat kirim.
- Tanyakan berapa jumlah personil yang disediakan katering yang bertugas dalam pesta perkawinan Anda.
TIPS
- Usahakan ada panitia pengawas catering pada saat makanan diturunkan termasuk menaruh kembali peralatan katering ke mobil mereka. Hal ini untuk menghindari kecurangan dari karyawan catering.
- Usahakan agar jarak gubuk satu dengan gubuk yang lain tidak berdekatan untuk menghindari antrian yang semrawut.
- Kenali kapten (penanggung jawab catering) dan jumlah personil catering yang bertugas untuk memudahkan pengawasan.
- Banyak undangan yang tidak menghabiskan makanan, ada baiknya Anda meminta catering yang bersangkutan untuk memberi tulisan “Silahkan mengambil makanan secukupnya”
- Tidak semua undangan menikmati menu utama yang tersedia, para undangan biasanya mencari menu istimewa terlebih dahulu dari menu sehari hari.
- Pisahkan salah satu menu tersebut untuk dijadikan menu istimewa dalam gubuk. Dengan demikian Anda menambah jumlah variasi makanan tanpa menambah makanan
- Susun panitia pengawas catering seoptimal mungkin : 2 gubuk usahakan diawasi oleh 1 orang panitia dan menu utama diawasi oleh 2 orang panitia.
- Hadirilah undangan resepsi perkawinan kerabat ambil kartu nama catering dan berikan penilaian dihalaman belakang kartu nama tersebut lalu kumpulkan untuk bahan pembanding.