Rapat Pertama
- Penetapan konsep rencana acara pernikahan
- Menyusun Panitia
- Inventarisasi tenaga kepanitiaan
- Inventarisasi jumlah undangan
- Pendanaan
- Sebaiknya dalam rapat pertama anda sudah membuat rancangan acara dan diperbanyak untuk diberikan kepada peserta rapat. Rancangan acara ini tak usah detail, namun di ceritakan urutan acara global yang dilengkapi waktu dan tanggal pelaksanaan beserta jumlah undangan. Hal ini akan sangat membantu dalam menyamakan visi peserta rapat mengenai rencana acara perkawinan anda.
- Dari rangkaian acara yang dibuat tersebut para peserta rapat khususnya calon ketua panitia akan dapat mengetahui seksi apa saja yang akan dibentuk. Setelah masing masing peserta rapat memahami rangkaian acara anda, maka ketua panitia yang terpilih dapat menginventaris tenaga kepanitiaan dan penentuan kordinator seksi dari peserta rapat yang ada. Peserta rapat pertama ini diharapkan sebagai steerring committee (panitia inti)
- Walaupun cukup tabu namun masalah dana harus diutarakan dalam rapat pertama. Tidak perlu disebutkan jumlah dana yang tersedia namun di terangkan bagaimana system pendanaan yang akan diterapkan untuk kebutuhan tiap seksi. Hal ini harus disampaikan kepada ketua panitia yang terpilih untuk dapat diketahui oleh peserta rapat yang lainnya.
Rapat Kedua
- Penjelasan maksud & tujuan
- Pembentukan perkenalan antar panitia
- Penjelasan tugas kewajiban dan tanggung jawab setiap anggota panitia
- Setelah masing-masing peserta rapat pertama mendapatkan gambaran visi acara yang akan dilaksanakan, maka dalam rapat kedua ketua panitia sudah mendapat dapat mem”breakdown” acara lebih detail bersama-sama.
- Dalam hal ini sudah dapat dibentuk atau ditunjuk NAMA PANITIA berdasarkan kesepakatan dan kemampuan sekaligus perkenalan antar seksi.
- Dalam rapat kedua ini, diharapkan setiap seksi yang terbentuk sudah mengerti akan tugas dan tanggung jawabnya untuk menjalankan tugas yang diberikan.
Rapat Ketiga
- Laporan kemajuan pekerjaan dari masing-masing seksi
- Laporan penggunaan dana dari bendahara
- Penanganan masalah yang timbul dalam tugas seksi
- Pada rapat ketiga ini, melalui kordinator seksi, setiap seksi mulai melaporkan tugas dan tanggung jawabnya kepada ketua panitia.
- Dalam rapat ini kordinator seksi juga melaporkan penggunaan keuangan yang digunakan seksi-seksi untuk melaksanakan tugas kerjanya.
- Pada rapat ketiga ini akan sangat menarik, biasanya banyak masalah diluar perkiraan yang dialami masing-masing seksi dalam menjalankan tugasnya. Kepiawaian ketua panitia dalam memimpin rapat dibutuhkan karena ia harus mencari jalan keluar dalam setiap masalah yang terjadi pada seksi-seksi yang ditunjuk.
Rapat Keempat
- Laporan terakhir hasil pekerjaan dari setiap seksi
- Laporan terakhir penggunaan dana dari bendaha
- Penetapan kesiapan kerja dari setiap seksi pada puncak acara
- Rapat keempat ini merupakan rapat terakhir tiap seksi dan panitia yang terlibat, dalam rapat ini sudah harus diketahui laporan terakhir berupa status persiapan dan perlengkapan setiap seksi untuk dapat dimonitor pada pelaksanaan acara.
- Selain laporan tugas tiap seksi, kordinator seksi melaporkan juga penggunaan dana operasional seksi dan biaya-biaya lainnya.
- Rapat ke empat ini membahas pelaksanaan acara lebih detail termasuk kordinasi antar panitia, membahas strategi pelaksanaan acara dan menyiapkan segala sesuatu yang belum terselesaikan.
Rapat Kelima
- Evaluasi seluruh kegiatan acara
- Pembubaran panitia
- Rapat kelima ini adalah rapat pertama dan terakhir setelah acara perkawinan dilaksanakan.
- Dalam pertemuan ini seluruh panitia mengevaluasi apa yang telah dilakukan sekaligus untuk pembubaran panitia.
- Ketua panitia dan segenap keluarga mengucapkan terima kasih atas bantuan semua anggota panitia dalam pelaksanaan acara perkawinan yang telah diselenggarakan.